Hakan Fehmi Öztop | Online toplantı yönetimi
601
post-template-default,single,single-post,postid-601,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,side_area_uncovered_from_content,qode-theme-ver-10.1.1,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive

Online toplantı yönetimi

Online toplantı yönetimi

Biz bu toplantıları/seminerleri daha evvel neden online yapmıyor muşuz? ya da keşke bu toplantıyı/semineri yüz yüze yapabilseydik dediğiniz oluyor mu?

Pandemi öncesinde var olup da pandemi sonrası gündemimize iyice yerleşen online toplantıların optimum zaman kullanımı bakış açısından değerlendirilmesini uygun bulur musunuz? Yüz yüze toplantılarda olduğu gibi online toplantılarda, zaman aşımını toplantının amacını negatif yöne doğru götürür.

Online toplantı ya da seminer, webinar gibi çalışmalarda, en fazla zaman kaybının özellikle toplantının en başında olduğunu görmekteyiz. Her kurum ya da şirket kendine göre bir platform belirleyip bu platforma gerekirse abone olup, çalışmaları o platform üzerinden gerçekleştirmektedir. Bazı şirket, kişi ya da kurumlar, zoom kullanırken, diğerleri skype, meet ya da teams üzerinden sunum yapmakta ve hatta bazıları da kendine özel platformlar kullanmakta. Bunların hepsinin inceliğini öğrenmek, dosya nasıl paylaşılır, katılımcı nasıl alınır vs gibi sorunları çözmek önemli bir ayrıntı ve zaman zaman da zaman kaybıdır.

Toplantıların en başında, “sesimi alabiliyor musunuz?”, “Görüntü açık mı?”, internet bağlantı hızı, ışık ve ses gibi ayrıntılar her toplantı da zaman kaybı olabiliyor. Aynı şekilde, katılımcıların da katılımından kaynaklı zaman kayıplarının minimum seviyeye indirilmesi için, toplantının hangi platformdan sunulacağı ve bu platformun ayrıntılarını öğrenmek çok önemli.

Online toplantılarda, odaklanmak diğer toplantılara göre çok daha zor. Bir yanda konuşmaları dinlerken, öbür yanda gelen e-posta yı okuyan katılımcının ani gelen sorulara yanıt vermesini beklemek de ayrı bir zaman kaybı oluyor. Bu durum daha çok katılmak için katılan kişiler de görülmekte.

Çok değer verdiğim bir hocamızın sözünü hatırlatmadan geçemeyeceğim. “Sınav da sınav da olun” derdi. Ben de bu sözden etkilenerek “Derste derste misiniz?” videosunu yayınlamıştım.

Katılımcıların toplantıya ilgi düzeyleri ve ilişkileri hakkında konuşmacıyı bilgilendirmek de ayrıca toplantı etkinliği açısından önem taşıyor.

Soruların makul süre ya da seviye de alınmaması, toplantı toplam süresinin de toplantı başlangıcında belirlenmesi, verilen molaların makul sürede olması, mikrofon ve görüntü ayarlarının da uygun yapılması online toplantılar da süre kazandırabilir. Evden bağlantı yapanların, evdeki işleri organize ederek, toplantıya zaman ayırmaları, “Bir dakikaya geliyorum” gibi toplantıyı bölen istisnaların da motivasyon ve zaman kaybına neden olacağı unutulmamalıdır.

Pandemi bitse dahi, sanırım artık online toplantılar artık gündemimiz hep olacak.

No Comments

Post A Comment